LINEAS DE ACTUACIÓN SOBRE LA “VIEJA” NUEVA OFICINA JUDICIAL.-
Las movilizaciones de la carrera judicial de este último invierno han reabierto el debate sobre la necesidad de modernizar la oficina judicial, que se ha convertido en una de las principales reivindicaciones de la carrera judicial. El debate sobre la nueva oficina judicial, siendo importante, no es ni mucho menos novedoso y podemos afirmar que desde hace décadas se ha convertido en un lugar común, en un fondo de discusión que corre el riesgo de convertirse otra vez en un “viejo” nuevo debate.
Insistiendo, por tanto, en viejas líneas de actuación, se trata de procurar la incorporación de las nuevas tecnologías en la tramitación, la digitalización de los expedientes en papel, la definición de los roles de juez, secretario y funcionarios en la gestión del proceso, las reformas procesales para eliminar tiempos muertos, la búsqueda de la eficacia de la ejecución de las resoluciones judiciales, la coordinación de las bases de datos de pronunciamientos judiciales para evitar ámbitos de desinformación que puedan producir situaciones, trágicas, absurdas o inútiles…
Jueces para la Democracia a lo largo de estos últimos años ha trabajado en profundidad sobre la reforma de la oficina judicial, trabajo que se ha realizado en diversos planos:
- El de la eficacia.-> Destinado a que se obtenga el máximo rendimiento de los medios materiales y humanos que configuran la oficina.
- El de la agilidad.-> Destinado a evitar los tiempos muertos, los lapsos de inactividad de muchos procedimientos.
- El de la efectividad.-> Destinado a conseguir que todas las resoluciones judiciales se cumplan en sus propios términos, que no queden en papel mojado.
- El de las garantías-> Probablemente el que ha generado mayor preocupación, puesto que cualquier intento modernizador no puede suponer una merma en los derechos fundamentales vinculados al proceso, sobre todo en la jurisdicción penal, pero también en los procesos de familia, los de menores, los laborales y los que afectan a consumidores y usuarios. Derechos fundamentales que se estructuran a partir de la tutela judicial efectiva pero que se ramifican en reflejos concretos como el de verdadera contradicción, el derecho a ser efectivamente oído, el derecho a disponer de una defensa técnica de calidad a los beneficiarios de la justicia gratuita, el acceso a la justicia en condiciones de igualdad, la tutela incluso de oficio de menores, víctimas y también de colectivos respecto de los que la legislación nacional e internacional reclama mayor atención, como trabajadores, consumidores o emigrantes.
- El de la incorporación de nuevas tecnologías que faciliten el desarrollo de estos principios rectores.
- El de la coordinación de medios y esfuerzos de las distintas administraciones implicadas en la administración de justicia.
- El de la definición de los papeles de los distintos intervinientes –públicos y privados en el proceso.
- El de la implantación real de La Carta de derechos de los Ciudadanos ante la Justicia.
La permanente remisión a muchos de estos principios lleva aparejado el riesgo de convertirlos en términos o conceptos huecos, en palabras “contenedor” que todo el mundo acepta pero que se dotan de contenidos a veces contrapuestos.
La modernización de la oficina judicial se vincula a la proyección de la justicia como servicio público. Por lo tanto modernizar la oficina no es hacerla más cómoda para los jueces, fiscales, secretarios y funcionarios, sino hacerla realmente eficaz para los ciudadanos que se relacionan con la administración de justicia precisamente a través de sus oficinas. No parece correcto priorizar dentro de los proyectos relativos a la nueva oficina judicial aquellos aspectos que tienen que ver estrictamente con el confort del trabajo, pues éstos tienen su desarrollo en un ámbito distinto, relacionado con cuestiones puntuales del estatuto del juez y la conciliación de su vida laboral y familiar; reivindicaciones sin duda legítimas, pero que no deben interferir en el diseño de una nueva oficina que pretenda ser ágil y eficaz desde la perspectiva central: el servicio al ciudadano.
Del mismo modo, no parece razonable escudarse en las carencias de la oficina para no dar, en la actualidad, un servicio que ambicione ser útil a los ciudadanos. La experiencia cotidiana permite comprobar que en igualdad de condiciones hay juzgados que funcionan dando un servicio razonable y otros sin embargo son un desastre. Sin duda incidirán problemas tales como la movilidad de los funcionarios, la falta de formación, las carencias informáticas … pero también las actitudes y aptitudes de los jueces y de las oficinas en su relación con el justiciable. Asumir esta realidad sin ambages es un primer paso para efectuar diagnósticos y recetas certeras.
Es fácil caer en el catastrofismo y afirmar que nunca han estado peor las cosas como ahora. Pero no es cierto. A lo largo de los últimos años, aún de manera un tanto fragmentaria, se han ido implementando algunas reformas e incorporaciones que han mejorado el funcionamiento. Sirva como referencia el ejemplo de la reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil que, al introducir las cámaras en las salas de vistas, ha dotado al proceso civil en su fase declarativa de una agilidad que ha permitido superar años de bloqueo de la justicia civil. Esa misma cámara contribuyó a que la inmediación del juez fuera efectiva en los procesos civiles, algo impensable durante muchas décadas del ya extinto siglo XX. Las resistencias que muchos mostraron ante un cambio de sistema procesal como el que desencadenó la nueva LEC fueron enervadas, enseñando que, de un lado, dicha reticencia al cambio forma parte consustancial de todo proyecto de modernización, pero de otro, que la misma debe ser vencida si la propuesta se asienta sólidamente en un conocimiento exacto de nuestras carencias
Hay también experiencias informáticas que han abierto expectativas de mejora, como la implantación de Lexnet en las notificaciones, que debería haberse generalizado ya a todas las sedes judiciales, el seguimiento informático de algunos actos de cooperación entre juzgados e incluso las agendas electrónicas.
Seguramente una de las carencias fundamentales es la de la dispersión de esfuerzos y la falta de coordinación no sólo entre los modelos de distintas comunidades autónomas, sino incluso entre órganos de una misma ciudad. Siendo importante la inversión en medios materiales y humanos, siendo central el incremento de todas las partidas que tradicionalmente se dedican a estos apartados, tal vez sea más decisiva – sobre todo en época de crisis – la optimización de muchos de estos recursos ahora dispersos.
El tránsito por muchos lugares comunes corre el riesgo, como ya se ha advertido, de que el debate sobre la nueva oficina suene a rancio, de ahí que debamos realizar algunas precisiones.
- Una normativa procesal moderna facilita la agilización de plazos y trámites. El ejemplo de la jurisdicción laboral se copió, en parte, para la civil, y ha supuesto un cambio relevante, sobre todo en los procesos declarativos y en el monitorio. Esa experiencia debería exportarse a otras jurisdicciones, como la contenciosa, para evitar los tiempos muertos
- Es especialmente urgente la implantación de un nuevo proceso penal en el que, sin perjuicio de las discusiones de calado político sobre modelo de instrucción constitucionalmente admisible, se dé respuesta rápida a las exigencias de la instrucción, a la fase intermedia o de acusación y a la ejecución penal en toda su extensión.
- Vinculado a este objetivo debe deslindarse con mayor precisión aquello que realmente es jurisdiccional y descargar al juez de trámites o gestiones que son de mero trámite, suprimiendo prácticas como las de la doble firma en todas las resoluciones, las daciones de cuenta rituarias, los traslados encadenados para eludir la respuesta judicial, la acumulación de documentos sin utilidad práctica, el sistema de documentación y la ordenación cronológica y no lógica de los procedimientos, o las funciones de archivo.
- Habrían de pautarse modelos estandarizados de algunos trámites especialmente gravosos y absurdos, como los edictos de publicación de resoluciones, mandamientos a registradores, actos de cooperación con otros órganos judiciales, oficios de requerimiento a entes públicos y privados. La utilización de formularios normalizados y comunes a todos los órganos podría permitir su gestión informática entre juzgados y organismos públicos.
- Incluso se puede y debe insistir en que hay tareas que pueden no tener nada que ver con los procedimientos y que se han enquistado en el rituario judicial, como por ejemplo algunas tareas de registro informático –que debería estandarizarse por el CGPJ-, la confección de carpetas, o la documentación de aspectos accesorios de los procedimientos. Muchos de estos aspectos podrían ser realizados por funcionarios no judiciales que tuvieran especiales cualificaciones para dichas gestiones – informáticos, documentalistas, archiveros, servicios de reprografia…
- En conexión con la delimitación de estas fronteras debe abordarse de modo definitivo el papel del secretario evitando la situación actual en la que su formación jurídica se destina a trámites formales o a tareas de documentalistas, desperdiciándose un capital jurídico llamado a misiones mucho más relevantes. La ejecución de las sentencias es una faceta de la actividad de los órganos jurisdiccionales de enorme relevancia que debería atribuirse íntegramente al Secretario, sin perjuicio de la posible revisión posterior en ciertos casos del Juez. Hay que replantearse el sentido de la fe pública en el mundo actual y en procesos donde las actuaciones quedan registradas.
- En esta misma línea debe facilitarse un expurgo de expedientes que permita destruir trámites y documentos duplicados o que hayan resultado inútiles. Como ya se ha dicho ha de incluirse un indexado del proceso que permita a legos y profesionales la identificación de los trámites, fases y resoluciones fundamentales, o apartar las notificaciones que con LEXNET debieran simplemente quedar registradas en soporte informático, pero sin unirse al expediente.
- Ha perdido por completo su sentido una planta judicial diseñada para un país con dificultades de comunicación y desplazamiento. La transformación del estado en las últimas décadas permite configurar nuevos partidos judiciales que concentren esfuerzos y servicios, dispersión que ha convertido en ocasiones cada juzgado en un reino de taifa en el que los usos del lugar se imponen incluso a la propia legalidad. Concentrar las sedes judiciales frente a la dispersión actual no dificulta, con las actuales comunicaciones, el acceso a los edificios judiciales, y facilita concentrar recursos a través de Servicios Comunes, aunque traiga consigo el traslado de algunos juzgados a otras ciudades.
- Ha de reclamarse de esa nueva planta judicial cierta versatilidad que permita la proximidad en los procesos de familia y en los pequeños conflictos cotidianos que alteran la convivencia, pero también la unificación de juzgados civiles, penales y sociales dispersos o comarcalizados, superando el modelo orgánico de Juzgado unipersonal para avanzar hacia nuevos modelos funcionales que puedan incorporar algunas de las ventajas de las secciones de los órganos colegiados.
- En esa definición de planta ha de avanzarse, aún más, en el desarrollo de servicios comunes, incluso transversales, que permitan un tratamiento óptimo sobre todo de las citaciones, requerimientos, emplazamientos o embargos. La definición de estos servicios comunes – sobre la que se ha trabajado en muchos partidos judiciales e incluso por el propio Consejo y algunas CC.AA. – permitirá que determinadas actuaciones que afectan directamente a particulares no queden encorsetadas en los horarios y hábitos judiciales, permitiendo que se realicen del modo más efectivo y cercano a las exigencias reales de los afectados, pues hay comunicaciones que podrían adaptarse a los horarios reales de los ciudadanos, y otras podrían incorporar, sin merma de garantías, el uso normalizado de nuevas tecnologías para la comunicación.
- La implantación normalizada de fórmulas de declaración en procedimientos no penales por medio de videoconferencias que eviten desplazamientos innecesarios a los juzgados de partes y testigos, procurando incorporar a las Salas de Vistas los instrumentos precisos para que puedan compaginarse con el desarrollo del juicio oral.
- Igualmente se debe avanzar en la incorporación de bases de información cruzada de distintas administraciones públicas en orden a garantizar la averiguación y apremio de bienes, también la localización efectiva de las partes. Deberá extenderse esta obligación de acceso leal a entidades financieras y grandes corporaciones que manejan bases de datos muy eficaces. Debería plantearse incluso que una agencia estatal independiente pudiera garantizar el uso adecuado de estos fondos de información, protocolizándose el acceso, uso y prioridades de la información que contengan.
- Resulta necesaria la conexión de la tramitación con los sistemas de comunicación y notificación por correo electrónico con los debidos blindajes de seguridad vinculados a la firma electrónica. Conexión que permita utilizar en un mismo entorno las distintas herramientas informáticas dado que hasta ahora la documentación del proceso se hace con tratadores de texto incompatibles con las bases de datos y que no permiten enlazar con los correos electrónicos. En definitiva, hay que hacer compatible la comunicación electrónica entre la Administración General (del Estado, CCAA y Administración Local) con la Administración de Justicia. Generalizar la atribución de una cuenta de correo electrónico a cada órgano, o sección de órgano colegiado, sería un buen inicio.
- Normalizar la exigencia en algunas jurisdicciones –civil y contenciosa fundamentalmente – de que las partes no sólo faciliten las llamadas copias en papel, sino también la copia digitalizada de sus alegaciones y documentos anexos, tanto al Juzgado como a los demás litigantes, supondría un avance sustancial hacia la modernidad, acomodando la Administración de Justicia a usos más que insertados ya en la realidad social.
- Esa exigencia sólo sería efectiva si se habilitaran medios públicos para que esa misma digitalización la pudieran realizar quienes fueran titulares del beneficio de justicia gratuita. Resulta paradójico que resultando más barato introducir en un CD, DVD o lápiz de memoria toda la documentación de un procedimiento, sin embargo sigamos reclamando que se faciliten infinidad de copias en papel.
- Unida a esta reivindicación deben recordarse dos cuestiones que de modo permanente ha reivindicado Jueces para la Democracia para evitar la movilidad en determinados destinos judiciales: la referida a la desaparición de categorías y del ascenso forzoso. En el mismo sentido, se hace cada vez más necesario un sistema novedoso e imaginativo de incentivos –no sólo económicos- para destinos con especiales circunstancias de penosidad
- Ciertamente nadie mejor que un juez, un juez responsable, para establecer las prioridades en la gestión de la agenda de señalamientos. Esa certeza no impide reivindicar la optimización en la gestión de agendas y salas para que, sin que eso suponga sobrecargas de trabajo, se evite la actual concentración de señalamientos determinados días entre semana, y la desertificación de los viernes. La gestión de la agenda ha de trascender de la particularidad de cada órgano y cada juez para convertirse en un requerimiento de responsabilidad colectiva.
- Deben analizarse cuales son los flujos de papel reales de cada uno de los procedimientos, flujos que no tienen porqué coincidir con los trámites procesales. Ha de poderse deslindar incluso físicamente un esqueleto de trámite de la columna de resoluciones judiciales de fondo que marcan el desarrollo fundamental de cada proceso, de manera que se agilice el manejo y acceso a los procesos incluso con la formación de índices e itinerarios que permitan transitar sobre todo por procedimientos largos o complejos.
- En esa línea de trabajo deberá orientarse la digitalización de los expedientes, que no debe contentarse con el traslado del soporte papel al soporte bite, sino que ha de permitir un archivo y gestión más ágil, con rutinas de búsqueda y de traslado y utilidades de trámites automáticos que ya permiten algunos programas informáticos en los que además se garantiza la intangibilidad de las resoluciones judiciales, como el paso de documento Word a PDF inalterables, la incorporación automática de los contenidos de algunas resoluciones a bases de datos dinámicas que permiten integrar y cruzar las bases con las plantillas, fórmulas de registros de “arrastre” que permitan incorporar en una sola ocasión los elementos identificadores del proceso y su gestión continuada en las distintas fases o trámites, la gestión cruzada de los datos de todos los procesos, jurisdicciones y trámites … Sirvan como referencia dos ejemplos cotidianos de la potencialidad de algunos motores como Google, que utilizado con una mínima diligencia ha permitido superar en agilidad y fiabilidad a muchas bases de datos de jurisprudencia; o la propia base de datos del CENDOJ, que permite con sólo teclear el nombre de una persona o empresa en texto libre, rastrear todas las sentencias en las que aparece mencionado
- Cualquier intento modernizador debe ir acompañado de elementos que incorporen calidad del servicio y que evidencien la implicación de las personas que trabajan en las oficinas, aspectos que en cierto modo ya apuntaba la Carta de Derechos del Ciudadano ante la Administración de Justicia, referidos a evitar demoras o esperas injustificadas en los señalamientos, la información accesible a determinados trámites judiciales, los circuitos de información sobre actuaciones procesales, la indicación fiable del tiempo de duración efectivo del procedimiento, el anuncio de la fecha en la que se hará pública la resolución definitiva … Buenas prácticas que de hecho ya se están realizando en muchos juzgados de modo casi intuitivo y que nadie analiza o coordinada.
Son en definitiva 20 propuestas de trabajo que no pretenden ser ni exclusivas ni excluyentes, que buscan profundizar en un debate imprescindible para evitar que los lugares comunes, las obviedades y las generalizaciones diluyan de nuevo un debate inaplazable. Propuestas que permitan también explorar si es posible en esta materia ofrecer una propuesta verdaderamente progresista, para aproximar la justicia al ciudadano, agilizar las actuaciones, optimizar recursos y garantizar la tutela judicial en reconocimiento de derechos y también en la efectividad de los mismos.
Pablo Aramendi
Estrella Blanes
Raquel Blázquez
Manuela Carmena
José Mª Fernández Seijo
Blas Alberto González
Begoña López Anguita
Juan Antonio Lozano
Edmundo Rodríguez